Ведення військового обліку на підприємстві
Військовий облік залишається одним із обов’язкових напрямів кадрового адміністрування для всіх роботодавців в Україні. У 2026 році підприємства, установи та організації продовжують виконувати вимоги законодавства щодо ведення обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
У цій статті зібрано структурований перелік документів і процесів, які необхідні для впорядкування та ведення військового обліку на підприємстві.
Кому необхідно вести військовий облік у 2026 році
Ведення персонального військового обліку є обов’язком усіх підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності відповідно до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 № 1487.
Підприємства зобов’язані вести облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем. Його метою є забезпечення своєчасного та достовірного надання інформації територіальним центрам комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП), підтримання актуальності військово-облікових даних працівників, а також виконання вимог законодавства України у сфері мобілізаційної підготовки та військового обов’язку.
Звертаємо увагу, що ФОП ( фізичні особи-підприємці ) не ведуть військовий облік, навіть якщо мають у штаті працівників, які працюють за трудовими договорами.
З чого починається військовий облік на підприємстві?
Відповідно до п. 8 Порядку № 1487, обов’язок щодо організації військового обліку може покладатися на керівника підприємства, установи чи організації. Водночас практичне ведення військового обліку може здійснювати працівник, призначений відповідальним за його ведення, відповідним наказом.
Одними з основних документів у цій сфері є наказ про організацію військового обліку та наказ про призначення відповідальної особи за його ведення. Повноваження та обов’язки такої особи доцільно визначити у посадовій інструкції або окремому розпорядчому документі.
Відповідно до п. 12 Порядку № 1487 роботодавці щороку до 1 жовтня повинні визначати чи потрібно організувати підвищення кваліфікації осіб, які займаються на підприємстві веденням військового обліку. Проте, підвищення кваліфікації таких працівників має відбуватися один раз на п’ять років.
Окрему увагу слід приділити Правилам військового обліку (додаток 2 до Порядку №1487). Вони повинні бути доведені до відома працівників під підпис та розміщені на інформаційному стенді або в іншому доступному для ознайомлення місці. Щоб мати документальне підтвердження доцільно зберігати аркуші ознайомлення працівників і документи, які підтверджують розміщення Правил на підприємстві на інформаційному стенді або в доступному місці.
Персональний військовий облік працівників
Одним із ключових елементів військового обліку на підприємстві є ведення персонального обліку працівників, які належать до категорії призовників, військовозобов’язаних або резервістів.
З цією метою роботодавець формує та веде списки персонального військового обліку за відповідними категоріями працівників. Такі списки повинні своєчасно оновлюватися у разі зміни облікових даних, прийняття нових працівників або їх звільнення.
Крім того, на кожного працівника, який підлягає військовому обліку, ведуться особові картки із зазначенням військово-облікових даних. Підставою для внесення інформації в особові картки є військово-облікові документи, надані працівником під час працевлаштування або в процесі трудових відносин.
Для підтвердження облікових відомостей роботодавцю доцільно зберігати копії військово-облікових документів працівників, зокрема військових квитків, тимчасових посвідчень військовозобов’язаних або посвідчень про приписку до призовної дільниці. Наявність актуальних документів дозволяє своєчасно оновлювати облікові дані та забезпечувати належне виконання вимог законодавства у сфері військового обліку.
Журнал обліку перевірок та звіряння військового обліку
Відповідно до Порядку № 1487 (додаток 9) на підприємстві ведеться журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів.
У зазначеному журналі фіксуються всі дії, пов’язані як із проведенням внутрішніх перевірок стану військового обліку і зовнішніх перевірок територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки стану військового обліку на підприємстві, так і зі звірянням військово-облікових даних працівників з ТЦК та СП. Зокрема, вносяться відомості про дату проведення перевірки або звіряння, підставу для її проведення, а також результати та виявлені зауваження (за наявності).
Ведення такого журналу є обов’язковим та слугує підтвердженням належного виконання роботодавцем вимог законодавства щодо взаємодії з ТЦК та СП. Його ведення забезпечує систематизацію інформації про всі контрольні заходи та дозволяє підтвердити своєчасність і повноту їх проведення під час перевірок.
Водночас, окрім обов’язкових форм обліку, роботодавець має право запроваджувати додаткові внутрішні журнали та реєстри для зручності організації військового обліку та підвищення ефективності кадрового контролю, і це навіть може полегшити підготовку до перевірок. Такі журнали можуть використовуватися для запису (наприклад, надсилання повідомлень до ТЦК та СП, обліку повісток або внутрішніх перевірок), однак вони мають виключно допоміжний характер і не замінюють документи, передбачені Порядком № 1487. Важливо, щоб інформація в додаткових журналах узгоджувалася з основними обліковими документами та не містила розбіжностей у разі перевірки контролюючими органами.
Ведення комунікації з ТЦК та СП
Одним із ключових обов’язків роботодавця у сфері військового обліку є своєчасне інформування ТЦК та СП у встановлені строки, а також належне ведення офіційного листування з ними.
Зокрема, підприємство зобов’язане сповістити ТЦК та СП про прийняття на роботу військовозобов’язаних або призовників. Таке повідомлення подається у строк до 7 календарних днів з дати видання наказу про прийняття на роботу.
Аналогічно, у разі звільнення працівника, який перебуває на військовому обліку, відповідна інформація також підлягає направленню до ТЦК та СП у строк до 7 днів з дати припинення трудових відносин.
Роботодавець зобов’язаний інформувати ТЦК та СП і про будь-які зміни облікових даних працівників, зокрема зміну прізвища, місця проживання, сімейного стану, рівня освіти або посади. Такі повідомлення подаються у строк до 7 днів з моменту настання відповідних змін.
Крім того, роботодавець зобов’язаний поставити до відома про призначення або зміну відповідальної особи за ведення військового обліку. Таке повідомлення подається у строк до 7 днів з дати видання відповідного наказу.
Уся службова кореспонденція з ТЦК та СП, включаючи копії направлених листів, повідомлень та підтвердження їх відправлення (поштові квитанції, електронні підтвердження або реєстри), підлягає обов’язковому зберіганню на підприємстві як доказ належного виконання вимог законодавства.
Звіряння військово-облікових даних з ТЦК та СП
Роботодавці зобов’язані проводити звіряння військово-облікових даних працівників з інформацією територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки. Така звірка проводиться не рідше одного разу на рік або за окремою вимогою ТЦК та СП.
Результати звіряння мають бути підтверджені відповідними документами, зокрема актами перевірки або другими примірниками витягу зі списків персонального військового обліку з відміткою уповноважених осіб. Результати звіряння вносяться до журналу обліку результатів перевірок. За підсумками звірки підприємство повинно оновити документи та списки персонального військового обліку для забезпечення актуальності військово-облікових даних.
Документи щодо бронювання працівників
Якщо підприємство здійснює бронювання військовозобов’язаних працівників, необхідно забезпечити належне оформлення та зберігання відповідних документів.
До таких документів належать накази про бронювання, списки заброньованих працівників, погодження уповноважених органів державної влади, а також документи, що підтверджують надання відстрочки від призову під час мобілізації. Наявність і належне оформлення цих документів є важливим для підтвердження законності бронювання та проходження можливих перевірок.
Документи внутрішнього контролю
Для підтвердження належного ведення військового обліку підприємству доцільно вести документи внутрішнього контролю.
До них можуть належати розписки працівників про надання військово-облікових даних, документи щодо перевірки військово-облікових документів, акти внутрішніх перевірок та службові записки. Наявність таких документів допомагає підтвердити виконання роботодавцем вимог законодавства та може бути додатковим доказом під час перевірок ТЦК та СП.
Юридична компанія «ХЕЛП ПРАВО» забезпечить належне ведення військового обліку на Вашому підприємстві, організує підготовку усіх необхідних документів та журналів, візьме на себе ведення комунікації з ТЦК та СП, супроводить перевірку та впорядкує військово –облікові документи працівників.
Висновок
Особливо важливо забезпечити належний військовий облік підприємствам, які є критично важливими, це одна із обов’язкових умов для перебування у статусі критично важливого підприємства для галузі чи територіальної громади. Це обов’язкова система кадрового та організаційного обліку, яка вимагає належного документального оформлення та постійного оновлення даних.
Правильність ведення військового обліку дозволяє підприємству попередити штрафи, забезпечити відповідність вимогам ТЦК та СП, а також систематизувати внутрішні кадрові процеси.