Ведение воинского учёта на предприятии
Воинский учёт остаётся одним из обязательных направлений кадрового администрирования для всех работодателей в Украине. В 2026 году предприятия, учреждения и организации продолжают выполнять требования законодательства по ведению учёта призывников, военнообязанных и резервистов.
В этой статье собран структурированный перечень документов и процессов, необходимых для упорядочения и ведения воинского учёта на предприятии.
Кому необходимо вести воинский учёт в 2026 году
Ведение персонального воинского учёта является обязанностью всех предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности в соответствии с Порядком организации и ведения воинского учёта призывников, военнообязанных и резервистов, утверждённым постановлением Кабинета Министров Украины от 30.12.2022 № 1487.
Предприятия обязаны вести учёт призывников, военнообязанных и резервистов, которые находятся в трудовых отношениях с работодателем. Его целью является обеспечение своевременного и достоверного предоставления информации территориальным центрам комплектования и социальной поддержки (ТЦК и СП), поддержание актуальности военно-учётных данных работников, а также выполнение требований законодательства Украины в сфере мобилизационной подготовки и воинской обязанности.
Обращаем внимание, что ФЛП (физические лица — предприниматели) не ведут воинский учёт, даже если имеют в штате работников, которые работают по трудовым договорам.
С чего начинается воинский учёт на предприятии?
В соответствии с п. 8 Порядка № 1487, обязанность по организации воинского учёта может возлагаться на руководителя предприятия, учреждения или организации. При этом практическое ведение воинского учёта может осуществлять работник, назначенный ответственным за его ведение, соответствующим приказом.
Одними из основных документов в этой сфере являются приказ об организации воинского учёта и приказ о назначении ответственного лица за его ведение. Полномочия и обязанности такого лица целесообразно определить в должностной инструкции или отдельном распорядительном документе.
В соответствии с п. 12 Порядка № 1487 работодатели ежегодно до 1 октября должны определять, нужно ли организовать повышение квалификации лиц, которые занимаются на предприятии ведением воинского учёта. При этом повышение квалификации таких работников должно происходить один раз в пять лет.
Отдельное внимание следует уделить Правилам воинского учёта (приложение 2 к Порядку № 1487). Они должны быть доведены до сведения работников под подпись и размещены на информационном стенде или в другом доступном для ознакомления месте. Чтобы иметь документальное подтверждение, целесообразно хранить листы ознакомления работников и документы, подтверждающие размещение Правил на предприятии на информационном стенде или в доступном месте.
Персональный воинский учёт работников
Одним из ключевых элементов воинского учёта на предприятии является ведение персонального учёта работников, которые относятся к категории призывников, военнообязанных или резервистов.
С этой целью работодатель формирует и ведёт списки персонального воинского учёта по соответствующим категориям работников. Такие списки должны своевременно обновляться в случае изменения учётных данных, приёма новых работников или их увольнения.
Кроме того, на каждого работника, который подлежит воинскому учёту, ведутся личные карточки с указанием военно-учётных данных. Основанием для внесения информации в личные карточки являются военно-учётные документы, предоставленные работником при трудоустройстве или в процессе трудовых отношений.
Для подтверждения учётных сведений работодателю целесообразно хранить копии военно-учётных документов работников, в частности военных билетов, временных удостоверений военнообязанных или удостоверений о приписке к призывному участку.
Наличие актуальных документов позволяет своевременно обновлять учётные данные и обеспечивать надлежащее выполнение требований законодательства в сфере воинского учёта.
Журнал учёта проверок и сверки воинского учёта
В соответствии с Порядком № 1487 (приложение 9) на предприятии ведётся журнал учёта результатов проверки состояния воинского учёта, сверки их учётных данных с данными районных (городских) территориальных центров комплектования и социальной поддержки, органов СБУ, соответствующих подразделений разведывательных органов.
В указанном журнале фиксируются все действия, связанные как с проведением внутренних проверок состояния воинского учёта и внешних проверок территориальными центрами комплектования и социальной поддержки состояния воинского учёта на предприятии, так и со сверкой военно-учётных данных работников с ТЦК и СП. В частности, вносятся сведения о дате проведения проверки или сверки, основании для её проведения, а также результаты и выявленные замечания (при наличии).
Ведение такого журнала является обязательным и служит подтверждением надлежащего выполнения работодателем требований законодательства по взаимодействию с ТЦК и СП. Его ведение обеспечивает систематизацию информации обо всех контрольных мероприятиях и позволяет подтвердить своевременность и полноту их проведения во время проверок.
Вместе с тем, помимо обязательных форм учёта, работодатель имеет право вводить дополнительные внутренние журналы и реестры для удобства организации воинского учёта и повышения эффективности кадрового контроля, и это даже может облегчить подготовку к проверкам. Такие журналы могут использоваться для записи (например, отправки сообщений в ТЦК и СП, учёта повесток или внутренних проверок), однако они имеют исключительно вспомогательный характер и не заменяют документы, предусмотренные Порядком № 1487. Важно, чтобы информация в дополнительных журналах согласовывалась с основными учётными документами и не содержала расхождений в случае проверки контролирующими органами.
Ведение коммуникации с ТЦК и СП
Одной из ключевых обязанностей работодателя в сфере воинского учёта является своевременное информирование ТЦК и СП в установленные сроки, а также надлежащее ведение официальной переписки с ними.
В частности, предприятие обязано уведомить ТЦК и СП о приёме на работу военнообязанных или призывников. Такое уведомление подаётся в срок до 7 календарных дней с даты издания приказа о приёме на работу.
Аналогично, в случае увольнения работника, который состоит на воинском учёте, соответствующая информация также подлежит направлению в ТЦК и СП в срок до 7 дней с даты прекращения трудовых отношений.
Работодатель обязан информировать ТЦК и СП и о любых изменениях учётных данных работников, в частности об изменении фамилии, места жительства, семейного положения, уровня образования или должности. Такие уведомления подаются в срок до 7 дней с момента наступления соответствующих изменений.
Кроме того, работодатель обязан поставить в известность о назначении или изменении ответственного лица за ведение воинского учёта. Такое уведомление подаётся в срок до 7 дней с даты издания соответствующего приказа.
Вся служебная корреспонденция с ТЦК и СП, включая копии направленных писем, уведомлений и подтверждения их отправки (почтовые квитанции, электронные подтверждения или реестры), подлежит обязательному хранению на предприятии как доказательство надлежащего выполнения требований законодательства.
Сверка военно-учётных данных с ТЦК и СП
Работодатели обязаны проводить сверку военно-учётных данных работников с информацией территориальных центров комплектования и социальной поддержки. Такая сверка проводится не реже одного раза в год или по отдельному требованию ТЦК и СП.
Результаты сверки должны быть подтверждены соответствующими документами, в частности актами проверки или вторыми экземплярами выписки из списков персонального воинского учёта с отметкой уполномоченных лиц. Результаты сверки вносятся в журнал учёта результатов проверок. По итогам сверки предприятие должно обновить документы и списки персонального воинского учёта для обеспечения актуальности военно-учётных данных.
Документы по бронированию работников
Если предприятие осуществляет бронирование военнообязанных работников, необходимо обеспечить надлежащее оформление и хранение соответствующих документов.
К таким документам относятся приказы о бронировании, списки забронированных работников, согласования уполномоченных органов государственной власти, а также документы, подтверждающие предоставление отсрочки от призыва во время мобилизации. Наличие и надлежащее оформление этих документов является важным для подтверждения законности бронирования и прохождения возможных проверок.
Документы внутреннего контроля
Для подтверждения надлежащего ведения воинского учёта предприятию целесообразно вести документы внутреннего контроля.
К ним могут относиться расписки работников о предоставлении военно-учётных данных, документы по проверке военно-учётных документов, акты внутренних проверок и служебные записки. Наличие таких документов помогает подтвердить выполнение работодателем требований законодательства и может быть дополнительным доказательством во время проверок ТЦК и СП.
Юридическая компания «ХЕЛП ПРАВО» обеспечит надлежащее ведение воинского учёта на Вашем предприятии, организует подготовку всех необходимых документов и журналов, возьмёт на себя ведение коммуникации с ТЦК и СП, сопроводит проверку и упорядочит военно-учётные документы работников.
Вывод
Особенно важно обеспечить надлежащий воинский учёт предприятиям, которые являются критически важными, — это одно из обязательных условий для пребывания в статусе критически важного предприятия для отрасли или территориальной общины. Это обязательная система кадрового и организационного учёта, которая требует надлежащего документального оформления и постоянного обновления данных.
Правильность ведения воинского учёта позволяет предприятию предупредить штрафы, обеспечить соответствие требованиям ТЦК и СП, а также систематизировать внутренние кадровые процессы.